Como fazer reunião mais produtiva | 5 dicas

Primeiramente, qual o pensamento que vem à cabeça quando você recebe um convite para uma reunião?

  • Tenho tanta coisa para fazer;
  • Não tenho tempo;
  • Eu já sei o que tenho que fazer;
  • Não resolve nada nessas reuniões.

Apesar da grande maioria das pessoas achar isso, trouxe dicas que farão a diferença. Na minha vivência em empresas privadas tenho boas experiências para contar.

E por isso apresento 05 dicas para você praticar nas próximas reuniões.

1º Dica – pauta da reunião

Em primeiro lugar prepare uma pauta com os assuntos mais cotados no momento. Ao mesmo tempo a quantidade dos assuntos irá depender do tempo de duração da reunião.

De antemão, tenha uma agenda com esses assuntos e com os seus horários programados. Lembre-se sempre que a reunião terá um tema como objetivo.



2º Dica – discussão dos assuntos

Vamos para o desenvolvimento. Agora é a hora de discutir os assuntos, pontos de vistas e considerações no decorrer da reunião.

O redator da ata irá escrever as principais observações e apontamentos separando os assuntos por parágrafos.

3º Dica – revisão das ações

A princípio, ao iniciar uma reunião, será feita a revisão das ações do encontro anterior e seu status.

Durante o desenvolvimento, as discussões irão gerar ações que terão que ter responsáveis por elas e o tempo estimado de conclusão.

imagem com os elementos que constituem a ata.
Ata de reunião da Dica Organizada (Arquivo em excel).

Recomenda-se nas ações começar a frase com o verbo no indicativo. E quando não executadas as ações, transferir para a ata da reunião atual para ser debatida o porquê e como irá ser reprogramada.

4º Dica – controle das ações

De antemão já digo que a periodicidade é importante para as reuniões. Deste modo, ocorre um planejamento e controle das ações. Isso ajuda no processo de discutir, planejar e monitorar as ações em uma próxima reunião.

Além disso, é importante e válido fazer um controle de presença de quem vai participar, seja elas pessoas, setores ou departamentos.

imagem com os elementos que constituem o controle de presença numa ata.
Controle de presença da Dica Organizada (Arquivo em excel).

5º Dica – ata da reunião

Por último, é importante avaliar a produtividade da reunião e disponibilizar a ata para todos.

Mas antes de disponibilizar a ata para os presentes, é importante ler tudo o que foi escrito. Isso é necessário para não ter esquecimento ou faltar esclarecer algum ponto.

Por conseguinte, após leitura e ajustes, finalize a ata para que todos aprovem. Caso seja necessário revisar algum ponto, salve em uma nova versão de arquivo.

E para ajudar você a ter uma reunião mais produtiva, irei disponibilizar o padrão de ata do Dica Organizada.

Portanto agora você já sabe como fazer uma ata de sucesso. É hora de começar o trabalho! 

Seguindo as dicas apresentadas, você terá resultados efetivos. 

Conte-me o que achou.

Até +.

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Gabriela Torres

Gabriela Torres

Sou aracajuana, administradora e aprendi a amar a organização. Empreendo com a @fulorasemijoias. Desde 2019 faço parte da equipe abelhinhas dentro do Dica Organizada, trazendo minha experiência na área de planejamento, administração e finanças. Siga-me do Instagram: @gab_torres_

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